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Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten wird in allen unseren Geschäftsprozessen berücksichtigt. Im Folgenden erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns.
Unter personenbezogenen Daten sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Art, Umfang und Zwecke der Erhebung personenbezogener Daten bei uns und wie wir mit diesen Daten umgehen. Darüber hinaus erfahren Sie, welche Rechte Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.
Die folgenden Hinweise gelten für alle natürlichen Personen, deren personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden.

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich und an wen kann ich mich zum Thema Datenschutz wenden?

Verantwortlicher für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist:

COGITARIS GmbH
Sömmerringstraße 14
55118 Mainz
Tel.: (+49) 6131 2764010
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Roland Mons erreichen Sie wie folgt:
Tel.: (+49) 621 91109080
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
1.1 Woher kommen meine Daten und welche Daten werden verarbeitet?
Personenbezogene Daten („Daten“) verarbeiten wir gemäß den datenschutzrechtlichen Grundsätzen nur in dem Maße, in dem es erforderlich ist, uns dies aufgrund anwendbarer rechtlicher Vorgaben erlaubt ist oder wir dazu verpflichtet sind.
Soweit sich aus Nachfolgendem nichts anderes ergibt, erfassen die Begriffe „verarbeiten“ und „Verarbeitung“ insbesondere auch das Erheben, das Nutzen, Speichern, das Offenlegen und das Übermitteln personenbezogener Daten (siehe hierzu Artikel 4 Nr. 2 der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“)).

2. Informationen für Geschäftspartner und Interessenten

2.1. Freiwilligkeit der Angaben von Daten
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist grundsätzlich freiwillig. Zum Abschluss und zur Durchführung der Geschäftsbeziehung ist es jedoch zwingend notwendig, gewisse Daten über Sie zu verarbeiten.
2.2 Allgemeine Daten aus der Geschäftsbeziehung 
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung zur Verfügung stellen. Dies umfasst insbesondere die folgenden Daten: Kontaktdaten des/der Ansprechpartner des Geschäftspartners, insbesondere Anrede, Name, geschäftliche Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse; Bank- und Abrechnungsdaten, von Ihnen vorgenommene Stammdatenänderungen, z. B. Adressänderungen.
2.3 Daten aus anderen Quellen
Personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Behörden, Internet) verarbeiten wir nur, soweit dies rechtlich zulässig ist, etwa weil dies für die Erbringung unserer Leistungen notwendig ist. Dies umfasst insbesondere die folgenden Daten: Name und geschäftliche Anschrift der Geschäftsführer und Anteilseigner soweit aus öffentlichen Quellen und den Handelsregistern ersichtlich.
2.4 Wofür werden meine Daten verwendet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Basis (Rechtsgrundlage) passiert dies?
2.4.1 Erhebung und Verarbeitung im Rahmen einer Geschäftsbeziehung
Wir erheben und verarbeiten Ihre oben näher bezeichneten personenbezogenen Daten im Rahmen der Aufnahme und Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zum Beispiel verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten im Rahmen der Kontaktaufnahme zum Abschluss eines Vertrags.
Durch das Eingehen einer Geschäftsbeziehung als Interessent, Lieferant oder Kunde (Geschäftspartner) werden wir Ihre Kontaktdaten sowie Informationen über geschäftliche Abläufe und die Kommunikation mit Ihnen speichern und zumindest für die Dauer der Geschäftsbeziehung verarbeiten.
2.4.2 Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses
Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Wahrung der berechtigten Interessen unsererseits oder eines Dritten notwendig ist (Artikel 6 Abs.1 lit. f DSGVO). Zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses haben wir ein berechtigtes Interesse zur Verarbeitung der Daten, um z. B. Bonitätsprüfungen oder Sanktionslistenprüfungen durchzuführen und Forderungen eintreiben zu können, auch im Rahmen von Beauftragungen von Inkassounternehmen.
2.4.3 Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, soweit dies zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten notwendig ist und dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO).
2.5 Werden meine Daten weitergegeben?
Zur Erbringung spezieller Leistungen setzen wir Auftragsverarbeiter ein. Die Weitergabe Ihrer Daten an diese erfolgt unter strikter Einhaltung der Verpflichtung zur Verschwiegenheit sowie der Voraussetzungen der DSGVO. Die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter, welche die Daten nur für uns und nicht für eigene Zwecke verarbeiten dürfen, sind verpflichtet, die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten. Die Verantwortung für die Datenverarbeitung verbleibt in diesen Fällen weiterhin bei uns.
2.6 Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur, solange wir diese zur Erfüllung vertraglicher, gesetzlicher oder prozessinterner Pflichten benötigen. Besteht kein berechtigtes Interesse mehr, werden wir die Daten löschen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von 6 und 10 Jahren aus buchhalterischen und steuerlichen Gründen sind darin mitenthalten.

3. Datenverarbeitung im Auftrag

Bei der Datenverarbeitung im Auftrag erhalten wir Ihre Daten von unserem Auftraggeber und erfüllen die jeweils vereinbarten vertraglichen Verpflichtungen aus der Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag (Art. 28 Auftragsverarbeiter).
Eine Verarbeitung Ihrer Daten Erfolg in diesem Fall immer auf Weisung und Kontrolle des Auftraggebers (Verantwortlicher).

4. Informationen für Bewerber

4.1 Zusammenfassung:
  • Wir nutzen Ihre Daten ausschließlich zum Zweck der Bewerbung.
  • Im Verlauf der Bewerbung gibt es klare Rechte zur Einsicht: Ausschließlich die Sachbearbeiter und die Entscheider über die Einstellung sehen Ihre Bewerbungsunterlagen.
  • Eine Weitergabe Ihrer Bewerbung, bspw. für weitere Stellenangebote in unserem Unternehmen, erfolgt nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung.
  • Bei Nicht-Einstellung löschen wir Ihre Daten nach 6 Monaten.
  • Bei Einstellung übernehmen wir relevante Daten in Ihre Personalakte.
4.2 Datenschutz von Bewerberdaten beim Verantwortlichen
Zu Ihren persönlichen Daten gehören gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf Ihre Person beziehen oder beziehen lassen, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen oder zu einer Bewerbernummer, mit der Ihre Person unternehmensintern identifiziert werden kann.
4.3 Woher kommen meine Daten und welche Daten werden verarbeitet?
Durch Ihre Bewerbung erhält der Verantwortliche Informationen (entweder in Papierformat und/oder in digitaler Form).
Es handelt sich um Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung selbst mitteilen. Das sind beispielsweise: Bilddaten, Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Angaben zur Schul- und Berufsausbildung, Fort- und Weiterbildung und zur Qualifikation, Zeugnisse.
4.4 Wofür werden meine Daten verwendet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Basis (Rechtsgrundlage) passiert dies?
Der Verantwortliche erhebt, verarbeitet und nutzt Ihre bereitgestellten personenbezogenen Daten ausschließlich für Zwecke der Bewerbung (= Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).
4.4.1 Erhebung und Verarbeitung im Rahmen der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
Ihre Daten sind für die Durchführung die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich (§26 Abs. 1 BDSG). Das bedeutet, dass wir Ihre Daten für den Zweck einer möglichen Einstellung benötigen und somit verarbeiten.
Im Einzelfall werden wir Ihre Einwilligung in die Verarbeitung oder Übermittlung Ihrer Daten einholen. Dies kann beispielsweise bei einer längeren Aufbewahrung Ihrer Bewerbung oder bei Berücksichtigung Ihrer Bewerbung für eine andere Stelle innerhalb unseres Unternehmens oder einer anderen Konzerngesellschaft der Fall sein. Ihre Einwilligung ist in diesen Fällen freiwillig und kann von Ihnen für die Zukunft jederzeit widerrufen werden.

Eine Verarbeitung Ihrer Daten für andere als die zuvor genannten Zwecke erfolgt nur, soweit diese Verarbeitungen gem. Art. 6 Abs. 4 DSGVO zulässig und mit den ursprünglichen Zwecken vereinbar sind. Wir werden Sie vor einer derartigen Weiterverarbeitung Ihrer Daten über diese Verarbeitungen informieren.
4.4.2 Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, soweit dies zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten notwendig ist und dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO).
4.5 Werden meine Daten weitergegeben?
Wir geben Ihre Bewerberdaten nicht an andere Unternehmen weiter, ohne dass wir vor der Übermittlung Ihre Einwilligung in die Verarbeitung und die Übermittlung Ihrer Daten eingeholt haben.
4.6 Wo und wie lange werden meine Daten gespeichert?
Die Bewerberdaten werden in Personaldatenverarbeitungssystemen gespeichert und verarbeitet. Die Zugriffe auf Bewerberdaten sind so gestaltet, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten.
Ihre personenbezogenen Daten werden nur gespeichert, solange die Kenntnis der Daten für die Anbahnung oder ggf. Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Bei nicht Zustandekommen eines Vertragsverhältnisses bewahren wir Ihre Bewerbungsdaten zu Zwecken der AGG-Nachweisbarkeit max. 6 Monaten auf.
Bei Zustandekommen eines Vertragsverhältnisses (=Anstellung), werden wir notwendige Informationen in die Personalakte überführen.

5. Informationen für Mitarbeiter

5.1 Freiwilligkeit der Angaben von Daten
Die Verarbeitung personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses unterliegt maßgeblich der Erfüllung vertraglicher Anforderungen aus dem Arbeitsvertrag und regulatorischen Aufgaben, die dem Arbeitgeber (Verantwortlichen) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auferlegt werden.
5.2 Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis
Wir verarbeiten Daten, die Sie uns im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses zur Verfügung stellen aber auch Daten, die im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses entstehen. Dies umfasst insbesondere die folgenden Daten:
  • Geschäftliche Kontaktdaten, insbesondere Anrede, Name, geschäftliche Anschrift, Telefonnummer, mobile Telefonnummer und E-Mail-Adresse; Personalnummer und Zugangsdaten zu Informations- und Kommunikationssystemen
  • Private Kontaktdaten, insbesondere Privatadresse, private Rufnummern, private E-Mail-Adresse, Kontaktinformationen für Notfälle
  • Persönliche Informationen (z.B. Geburtsdatum, Familienstand, Gesundheitsdaten, Bankdaten, …),
  • Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis (z.B. Informationen zu Mitarbeiterstatus und Position, Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, Daten zur Entgeltabrechnung, Staatsangehörigkeit und Nationalität, Qualifikationsdaten, ggf. Sicherheitsfreigeben, …)
5.3 Daten aus anderen Quellen
Personenbezogene Daten aus anderen Quellen (z. B. Steuerbehörden, Sozialversicherungsträger, Internet, …) verarbeiten wir nur, soweit dies rechtlich zulässig ist. Dies umfasst insbesondere die folgenden Daten:
  • Daten aus Clearingverfahren mit Steuerbehörden und Sozialversicherungsträgern
5.4 Wofür werden meine Daten verwendet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Basis (Rechtsgrundlage) passiert dies?
5.4.1 Erhebung und Verarbeitung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG), zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
5.4.2 Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses
Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Wahrung der berechtigten Interessen unsererseits oder eines Dritten notwendig ist (Artikel 6 Abs.1 lit. f DSGVO). Z.B. bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Sicherstellung unserer betrieblichen Infrastruktur bei der Nutzung von Login-Daten oder der Überprüfung von Kommunikationsdaten durch Vulnerability-Scanner.
5.4.3 Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, soweit dies zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten notwendig ist und dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO).
5.5 Werden meine Daten weitergegeben?
Innerhalb des Unternehmens verarbeiten wir Ihre Daten im Zusammenhang mit zentral zur Verfügung gestellten Infrastrukturdiensten (elektronischen Kommunikationsnetzen und -diensten, Sicherheitstechnologien) zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der Netze und Dienste, zur Absicherung der Funktionalität (Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Authentizität und Integrität) und zur Identifikation und Behebung von Störungen.
Zur Erbringung spezieller Leistungen setzen wir Auftragsverarbeiter ein. Die Weitergabe Ihrer Daten an diese erfolgt unter strikter Einhaltung der Verpflichtung zur Verschwiegenheit sowie der Voraussetzungen der DSGVO. Die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter, welche die Daten nur für uns und nicht für eigene Zwecke verarbeiten dürfen, sind verpflichtet, die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten. Die Verantwortung für die Datenverarbeitung verbleibt in diesen Fällen weiterhin bei uns.
5.6 Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur, solange wir diese zur Erfüllung vertraglicher, gesetzlicher oder prozessinterner Pflichten benötigen. Besteht kein berechtigtes Interesse mehr, werden wir die Daten löschen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus Sozialversicherung, buchhalterischen und steuerlichen Gründen sind darin mitenthalten.

6. Ihre Rechte (für Geschäftspartner, Bewerber und Beschäftigte)

Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen umfangreiche Rechte zu.

Auskunftsrecht:
Sie haben das Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten, insbesondere, zu welchem Zweck die Verarbeitung erfolgt und wie lange die Daten gespeichert werden (Artikel 15 DSGVO).

Recht zur Berichtigung unrichtiger Daten:
Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig sein sollten (Artikel 16 DSGVO).

Recht auf Löschung:
Sie haben das Recht, von uns die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Diese Voraussetzungen sehen vor, dass Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen können, wenn wir z. B. die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr brauchen, wir die Daten unrechtmäßig verarbeiten sollten oder Sie berechtigterweise widersprochen haben sollten oder wenn eine gesetzliche Pflicht zur Löschung besteht (Artikel 17 DSGVO).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht insbesondere dann für die Dauer der Prüfung, wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden Daten bestritten haben sowie im Fall, dass Sie bei einem bestehenden Recht auf Löschung anstelle der Löschung eine eingeschränkte Verarbeitung wünschen. Ferner erfolgt eine Einschränkung der Verarbeitung für den Fall, dass die Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht länger erforderlich sind, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sowie wenn die erfolgreiche Ausübung eines Widerspruchs zwischen uns und Ihnen umstritten ist (Artikel 18 DSGVO).

Recht auf Datenübertragbarkeit:
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, von uns in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten (Artikel 20 DSGVO), soweit diese nicht bereits gelöscht wurden.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen (Artikel 21 DSGVO). Wir werden die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Wollen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, senden Sie uns eine E-Mail oder wenden sich schriftlich an die oben genannte Kontaktadresse des Verantwortlichen.

Recht zur Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde: Sie haben die Möglichkeit, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzgrundverordnung verstößt. Eine Auflistung der Datenschutzaufsichtsbehörden finden Sie hier: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

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